外贸出口退税的整个流程如下：
办理出口货物退（免）税认定
出口企业在办理《对外贸易经营者备案登记表》后30日内，或者未取得进出口经营权的生产企业代理出口在发生首笔出口业务之日起30日内，必须到所在地主管退税的税务机关办理出口货物退（免）税认定手续，纳入出口退税管理。
购买出口退税申报软件
出口企业在退（免）税申报时必须使用国税局出口退税申报软件。
确认出口销售收入
出口企业应在货物实际报关出口，取得提单并向银行办妥交单手续时，确认销售收入的实现，生产企业应同时在当期的增值税纳税申报表上反映免抵退出口收入。
准备出口退税单证
外贸企业应在货物报关出口之日起90日内，准备以下出口退税单证，用于出口退税申报，包括：
出口货物报关单（出口退税专用）
出口商品专用发票
购进货物取得的增值税专用发票（抵扣联，并应自开票之日起30日内办理认证手续）或分批单
外汇核销单（出口退税联）
主管税务机关要求提供的其他资料。
出口退（免）税申报
外贸企业应在货物报关出口后，及时取得出口货物报关单，并登录电子口岸，查询比对出口信息与纸质报关单是否一致。若一致，应在每个工作日的上午8:00至下午16:00向国税局提交电子信息。
根据主管税务机关要求，使用指定的外贸企业出口退税申报软件录入出口退税信息，生成出口退税申报数据，传递至软盘。
整理、装订出口退税报表、单证成册，在规定的申报时间内办理出口退税正式申报。若申报数据准确、单证无误、报表一致，则通过审核，转入审批环节；若存在需要调整、更正的数据或单证及报表，则应按主管税务机关的要求进行处理。
税务审核
提交了退税申请后，就等着税务部门审核。税务部门会仔细检查提供的资料是否齐全、准确。如果有问题，他们会通知企业补充或者修改。
退库手续
对于已经审批完毕的出口货物，主管税务机关将按法定程序办理退库手续。外贸企业应根据银行退转的出口退税退付凭证进行账务处理，至此申报完毕。
建议
及时准备和提交单证：企业应确保所有退税所需的单证在规定的期限内准备齐全并准确无误地提交给税务机关。
使用专业软件：使用国税局指定的出口退税申报软件进行数据录入和申报，以确保数据的准确性和合规性。
保持与税务机关的沟通：在退税过程中，企业应保持与税务机关的沟通，及时处理任何需要补充或修改的信息。
妥善保管凭证：企业应妥善保管所有退税相关的凭证，以备在需要时能够迅速提供。