说明函格式

说明函的格式通常包含以下关键要素，需根据具体场景调整内容：

一、基本结构

标题

明确标注“情况说明”“资质说明”等与函件目的相关的标题。

称谓

使用“致XX公司/单位”等规范表述。

正文

- 事由说明：

清晰阐述需要说明的具体事项（如资质文件保密、项目延迟、货物存储调整等）。

- 细节描述：提供相关文件编号、时间节点、原因分析等补充信息。

- 解决方案：针对问题说明正在采取的补救措施及预期完成时间。

结尾

表达感谢或期待合作继续的意愿，如“感谢支持，期待进一步合作”。

二、格式要求

排版规范：

使用公司抬头、页眉页脚、分点罗列内容。

语言规范：采用正式、客观的表述方式，避免口语化。

附件说明：若涉及附件（如资质文件），需说明文件性质及保密要求。

三、注意事项

保密条款：涉及商业机密时，需添加“本文件为机密文件，仅限授权人员查阅”等条款。

时效性：说明函应与实际情况同步更新，避免信息滞后。

（注：具体格式需结合实际业务场景调整，建议优先参考专业模板）